MENYAMPAIKAN PRESENTASI

MENYAMPAIKAN PRESENTASI

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Presentasi adalah salah satu bentuk komunikasi yaitu pertukaran pesan/informasi antara seseorang dengan orang lain. Seseorang  membawa informasi tersebut kemudian menyampaikannya kepada orang lain melalui sebuah saluran. Selanjutnya orang menerima informasi dan bereaksi atas informasi yang diterimanya tersebut. Keberhasilan suatu presentasi ditentukan oleh seberapa banyak informasi yang dapat diterima oleh orang dan seberapa ketepatan reaksi yang diberikan oleh orang seperti yang inginkan.

Cara seseorang menyajikan penjelasan terhadap data, uraian proses, maupun pembelajaran, baik disajikan di muka audience dengan bantuan alat peraga berupa slide show, program aplikasi yang menyajikan informasi interaktif yang dapat diakses secara personal, maupun presentasi dalam bentuk cetakan yang dibagikan kepada semua penerima informasi. Menyajikan presentasi secara elektronik dapat digunakan dengan berbagai macam sarana, misalnya dengan media Animasi 3D (3DMax, Maya, dan sebagainya), yang paling sederhana dari semuanya itu adalah menggunakan Slide Show yang dibuat dengan Microsoft PowerPoint, dengan PowerPoint pun dapat menganimasikan teks, menyisipkan foto, video, animasi, serta suara.

Sebelum menyajikan sebuah presentasi ada beberapa persiapan teknis yang perlu dilakukan. Usahakan untuk datang ke tempat pertemuan lebih awal untuk mempersiapkan berbagai hal teknis, seperti mengecek kejelasan tulisan transparasi atau slide yang anda gunakan dari tempat duduk yang paling jauh. Akan sangat menjengkelkan bagi peserta apabila tulisan pada transparasi tidak terbaca karena terlalu kecil. Demikian pula perlu dilihat apakah posisi layar dapat dilihat dengan mudah oleh seluruh peserta. Dengan mengenal ruangan dan lingkungan sebelum presentasi anda akan merasa lebih nyaman dan santai, dan hal ini akan mengurangi ketegangan yang tidak perlu.

Sebaiknya ada petugas yang membantu untuk menjaga kelancaran presentasi. Petugas tersebut dapat membantu membagikan bahan presentasi kepada peserta, mengatasi berbagai hal teknis yang muncul, seperti listrik atau overhead projector mati, tempat duduk kurang, dan sebagainya. Pada umumnya presentasi dilakukan dengan langkah-langkah yaitu pendahuluan, penyajian. tanya jawab, rangkuman/simpulan, dan penutup.

Maka dalam makalah ini akan dibahas mengenai teknik-teknik dalam menyampaikan presentasi serta cara melakukan evaluasi presentasi.

1.2  Rumusan Masalah

1.2.1        Bagaimana teknik-teknik dalam melakukan presentasi?

1.2.2        Bagaimana cara melakukan evaluasi presentasi?

1.2.3        Bagaimana tindak lanjut yang dilakukan setelah presentasi?

1.3  Tujuan Penulisan

1.3.1        Untuk mengetahui teknik-teknik dalam melakukan presentasi.

1.3.2        Untuk mengetahui cara melakukan evaluasi presentasi.

1.3.3        Untuk mengetahui tindak lanjut yang dilakukan setelah presentasi.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1  Teknik-teknik Presentasi

Dalam melakukan presentasi ada beberapa faktor dan teknik yang harus mendapat perhatian.

1)        Menanggulangi rasa takut

            Kecemasan atau ketakutan untuk berbicara dan melakukan presentasi di depan publik bukan merupakan hal yang aneh. Hampir setiap orang yang dianggap sebagai orator besar pun pada awalnya juga mengalami kecemasan untuk melepaskan diri dari kecemasan berbicara di depan umum, bagi yang telah menyiapkan diri dengan baik, pendengarnya sama sekali tidak menampakan kecemasan dan kegugupan pembicara. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengetasi kecemasan tersebut. Pertama, adalah memulai dengan penguasaan diri dan materi yang baik. Sebelum maju kedepan podium, ambil napas panjang beberapa kali untuk menenangkan diri dan katakan kepada diri sendiri, “Pasti! saya bisa melakukannya dengan baik”. Kemudian, berbicaralah dengan tenang, suara yang jelas dan bulat serta irama lebih lambat dari kebiasaan berbicara. Ada baiknya merancang terlebih dahulu kalimat-kalimat pertama sebagai pendahuluan yang akan diucapkan. Bagaimana melakukan pembukaan supaya menarik perhatian pendengar? Pendahuluan yang baik akan menimbulkan dan menumbuhkan keyakinan dalam diri pembicara bahwa ia diterima oleh pendengarnya. Selanjutnya sampaikan tujuan presentasi.

2)      Kredibilitas presenter

            Melakukan presentasi tidak lepas dari teori komunikasi yang menyatakan pentingnya presenter, media dan penerima pesan. Peranan presenter dan media akan dibahas dalam bagian ini. Sementara pembahasan tentang penerima pesan telah dilakukan pada bagian mempersiapkan presentasi. Hal utama dalam presentasi adalah kredibilitas presenter yang akan menentukan sejauh mana dia dapat menyampaikan materi presentasinya dengan cara yang komunikatif dan meyakinkan. Untuk menyajikan presentasi yang meyakinkan, presenter harus benar-benar menguasai materi yang akan disampaikan sehingga tidak ada lagi keragu-raguan yang muncul pada saat harus menjelaskan atau menjawab pertanyaan peserta. Presentasi yang baik juga dipengaruhi oleh integritas presenter yang dilihat dari kejujuran presenter. Dia akan menyampaikan sumber informasi yang digunakan dengan akurat untuk menghindari plagiatisme. Presenter yang jujur akan mengatakan tidak tahu, apabila benar-benar tidak tahu.

3)      Memberikan penekanan kepada pokok-pokok pikiran penting

            Dalam menyajikan presentasi, pembicara hendaknya tidak sekedar membaca kata-kata yang tertulis dalam tayangan tanpa berusaha memberikan elaborasi. Hal ini bisanya dilakukan pembicara bila menganggap materi banyak tetapi waktu yang disediakan kurang. Cara ini tidak komunikatif, dan dapat menimbulkan kesan pembicara tidak menguasai materi. Apabila ada pokok-pokok pikiran penting yang ingin ditangkap dan dipahami oleh pendengar, pembicara perlu mengulangnya beberapa kali supaya pokok pikiran tersebut merasuk dalam benak pendengar, penyampainnya tidak menggunakan kata-kata yang sama, tetapi pikiran dasarnya sama.

            Penekanan pada pokok-pokok pikiran yang penting juga dapat dilakukan melalui tekanan nada suara. Seorang pembicara tentu mengharapkan ide atau gagasan-gagasan yang penting akan diingat oleh pendengar.

4)      Pandangan mata

            Komunikasi yang baik dalam presentasi akan difasilitasi oleh kontak atau pandangan mata. Usahakan untuk memandang mata pendengar secara individual sesering mungkin, tetapi jangan terkesan hanya pada orang-orang tertentu saja. Jangan terjebak dengan anggapan yang salah bahwa kalau tidak berani memandang mata pendengar, pandanglah tembok dibelakang atau jatuhkan pandangan di atas kepala pendengar. Hal ini sangat merugikan, sebab melalui sinar mata pendengar, pembicara dapat mendeteksi apakah pendengar memperhatikan dan memahami pembicara atau tidak.

5)      Gunakan Ilustrasi untuk Menjelaskan Gagasan

Memahami suatu konsep akan dipermudah dengan menggunakan ilustrasi, berupa gambar, tabel, grafik dan sebagainya. Penggunaan ilustrasi juga akan membuat presentasi, menjadi lebih menarik. Walaupun ilustrasi dapat menjadikan presentasi lebih menarik, tetap harus dipilih dengan cermat supaya jelas relevansinya dengan pokok pembicaraan. Sebagaian contoh gambar kartun berikut ini sederhana tetapi memuat konsep pendidikan yang penting, yaitu kenyataan yang masih terjadi dalam masyarakat bahwa pendidikan dianggap semata sebagai transfer of knowledge atau penyampaian informasi yang sudah masak siap ‘dimakan’ oleh murid. Padahal, paradigma pendidikan masa kini menggarisbawahi pentingnya kemampuan murid untuk ‘mengonstruksi’ pengetahuan sesuai penalarannya sendiri.

Apabila diperlukan gunakan cerita atau anekdot dalam presentasi karena hal ini akan membantu pendengar untuk memahami dan mengingat apa yang pembicara sampaikan. Seorang pembicara yang baik biasanya dapat berceritera, mereka menggunakan anekdot untuk memberikan tekanan pada gagasan yang penting. Oleh karena itu, setiap menemukan hal-hal yang menarik yang dapat digunakan sebagai anekdot sebaiknya dicatat. Apa yang anda observasi dan alami sering kali menjadi gagasan yang menarik untuk disampaikan dalam presentasi.

6)      Tanya jawab

Suatu presentasi biasanya diikuti dengan tanya jawab untuk memberikan kesempatan kepada pendengar meminta penjelasan atas poin-poin tertentu atau untuk memberikan komentar atau mengaitkan dengan informasi lain yang relevan. Presentasi yang baik akan terasa, seperti suatu percakapan yang terus bergulir dan mengalir melibatkan pendengar dan presenter. Berikan jawaban yang jelas, langsung pada pokok permasalahannya atau dengan contoh kalau diperlukan.

Dalam tanya jawab, seorang pembicara harus mempunyai kemampuan dan kesediaan untuk mendengarkan orang lain dengan baik. Kesediaan untuk mendengarkan dengan baik bukan sifat bawaan, tetapi merupakan kemampuan yang dilatih dan dapat dipelajari.

Pada kenyataan komunikasi dalam suatu presentasi menjadi terhambat karena kebiasaan mendengarkan yang tidak baik dari pembicara maupun peserta. Ada beberapa faktor yang menyebabkan kebiasaan mendengarkan yang buruk.

Hamilton (1977) mengidentifikasi beberapa faktor penyebab terjadinya proses mendengarkan yang buruk sebagai berikut.

a.    Hambatan Fisik

Komunikasi akan terganggu oleh faktor-faktor yang bersifat fisik, seperti dengungan suara, OHP, dering telepon seluler yang sering terjadi dalam suatu presentasi, mobil yang menderu di jalan raya, dan sebagainya. Oleh karena tidak dapat mendengarkan dengan jelas, sering kali terjadi salah mengerti dengan apa yang ditanyakan peserta. Dalam hal ini, sebaiknya pembicara meminta penanya yang bersangkutan untuk mengulang pertanyaannya. Pembicara dapat juga terganggu dalam mendengarkan orang lain, misalnya masih ada peserta yang berjalan-jalan karena belum mendapat tempat duduk. Pembicara jangan segan untuk menghentikan pembicaraan sampai orang yang bersangkutan mendapatkan tempat duduk.

b.    Hambatan Personal

Hambatan personal dapat berasal dari kondisi fisik pembicara, misalnya kecemasan, tidak merasa sehat, dan sebagainya atau disebabkan faktor psikologis pembicara, terganggu konsentrasi karena memikirkan hal lain atau persepsi negatif terhadap orang lain. Apabila seseorang terganggu kesehatannya, akan sulit baginya untuk berkontraksi mendengarkan orang lain karena diganggu rasa sakit. Demikian pula seseorang yang cemas memikirkan anaknya yang sakit di rumah akan sulit berkonsentrasi mendengarkan pembicara orang lain. Di samping itu, hal yang biasanya tidak begitu disadari adalah perasaan negatif terhadap orang lain. Sikap ramah, raut muka yang tenang dan terbuka menjadi pending dalam mendengarkan orang lain.

c.    Hambatan Peristilahan (Semantik)

Konsentrasi mendengar juga dapat terganggu oleh banyaknya istilah-istilah asing yang baru atau tidak dikenal. Kita mungkin pernah mendengarkan pembicara yang senang menggunakan kata-kata asing tanpa berusaha menjelaskan apa yang dimaksud atau istilah-istilah teknis yang diketahui hanya oleh kelompok terbatas. Hal ini mungkin membuat pendengar kehilangan gairah untuk mendengarkan dengan baik. Hal serupa berlaku pula bagi pembicara. Oleh sebab itu penting sekali menganalisis siapa yang kira-kira menjadi pendengar sehingga anda tahu persis istilah apa yang harus digunakan atau harus dijelaskan.

7)      Jaga Penampilan yang Terbaik

Wajah orang yang tersenyum menimbulkan rasa senang dan simpati dari orang yang meilhatnya. Seseorang akan terlihat ramah dan percaya diri apabila mereka tersenyum relaks. Seseorang tidak ingin mendengarkan pembicara yang berwajah berkerut-kerut, seperti menanggung beban yang berat. Sebelum mulai berbicara tersenyumlah dengan hangat kepada pendengar. Pendengar akan menjadi nyaman dan merasa terhubung dengan pembicara, tetapi jangan juga berlebihan, tersenyum terus sepanjang waktu. Perubahan-perubahan emosi dalam penyajian perlu dapat direfleksikan melalui air muka. Jaga pula kualitas suara anda dengan minum air putih hangat sebelum bicara supaya tenggorkan terasa longgar. Bernafaslah dalam-dalam dengan perlahan dan berbicara dengan kecepatan lebih lambat dari biasanya. Pendengar perlu berpikir saat mendengar perkataan pembicara berusaha mencernanya.

Dalam suatu presentasi dapat terjadi kesalahan atau gangguan teknis. Jangan panik terhadap gangguan yang terjadi. Misalnya pada saat memulai berbicara, lampu projector tiba-tiba mati, padahal OHP slide  dibutuhkan untuk memandu presentasi. Beri waktu kebagian teknisi untuk memperbaikinya. Kalau tidak dapat diperbaiki, jangan tunggu terlalu lama, pendengar akan menjadi resah. Gunakan bahan cetak untuk memandu presentasi. Seorang pembicara harus selalu siap dan membayangkan kalau terjadi gangguan seperti itu, langkah selanjutnya (contingency plan) apa yang harus dilakukan. Tetap tenang dan tersenyum, bernapas dalam dan kedengaran tidak gugup, lakukan adaptasi presentasi. Konsentrasikan pada gagasan yang akan disampaikan.

8)   Tepati Waktu

Mulai dan akhiri presentasi. tepat pada waktunya. Apabila masih ada yang belum hadir , tetapi jumlah yang datang sudah mamadai, mulailah dengan memperkenalkan diri. Kalau menunggu lebih lama lagi waktu yang lain, orang yang telah datang awal dan tepat waktu akan merasa tidak dihargai bahkan “dihukum”. Setelah presentasi dimulai, apabila ada pendengar yang lain datang, jangan mengulangi apa yang sudah disampaikan bagi mereka. Selesaikan pada waktu yang telah ditetapkan, meskipun tidak dapat membahas semua yang ingin dibicarakan.

Oleh sebab itu, usahakalah untuk membahas hal-hal yang penting awal pertemuan, jangan menunggu sampai saat terakhir.

9)   Akhiri Presentasi dengan Baik

Berikan kesimpulan atau penegasan kembali gagasan utama presentasi sebagai penutup. Ada beberapa cara untuk mengkhiri presentasi dengan baik, misalnya dengan mendorong peserta untuk melakukan suatu tindakan setelah mendengarkan presentasi anda. Selanjutnya gunakan kata-kata penutup, seperti “sampai di sini diskusi kita, dan sampai bertemu lagi”, dan sebagainya.

2.2  Evaluasi Presentasi

Satu kegiatan lagi yang tak kalah penting dalam presentasi adalah melakukan evaluasi. Evaluasi presentasi dilakukan untuk mengetahui apakah pada saat penyampaian presentasi telah sesuai dengan yang dipraktekkan pada saat latihan.  Evaluasi  dilakukan  misalnya dengan  meminta teman  atau  kolega yang

dipercaya untuk memberi masukan konstruktif setelah mengamati presentasi. Temukan dalam hal apa saja yang masih diperlukan perbaikan sehingga penampilan dalam presentasi berikutnya jadi lebih baik.

Kriteria-kriteria yang perlu dievaluasi dalam presentasi meliputi dua hal, yaitu materi presentasi dan cara penyampaiannya. Masing-masing kriteria terdiri atas beberapa poin, yaitu :

1)      Materi Presentasi

a.       Desain Slide

Tidak banyak menggunakan kalimat atau gambar yang menyebabkan audiens kesulitan memahami pesan utama sebuah slide.

b.      Urutan Slide

Mulai slide pertama hingga terakhir berisi rangkaian gagasan yang sistematis, logis dan tidak loncat-loncat .

c.       Ukuran Huruf

Menggunakan jenis font yang sederhana dan jelas, sehingga mudah dibaca audiens yang duduk di barisan depan hingga paling belakang.

d.      Kesesuaian Gambar

Memilih gambar atau foto yang relevan, proporsional dan memperkuat gagasan dalam sebuah slide.

e.        Kontras Warna

Menggunakan tulisan dengan warna yang kontras dengan latar belakang slide. Misalkan, tulisan hitam untuk slide dengan latar belakang putih.

2)      Cara Penyampaian Presentasi

a.         Suara

Penyampaian materi dengan volume suara yang jelas, sehingga dapat didengar oleh semua audiens.

b.        Kepercayaan Diri

Kemantapan dan penguasaan materi sehingga tidak gugup atau grogi dalam penyampaian.

c.         Ekspresi Diri

Penampilan yang hidup dan menarik perhatian audiens, bahasa tubuh, pandangan, bahasa, humor yang tepat.

d.        Kelancaran

Penyampaian yang jelas, sistematik, dan koheren. Tidak tersendat dan tanpa transisi yang mengganggu.

e.         Efektivitas

Organisasi, pemanfaatan waktu, dan cakupan materi sehingga sasaran penyajian tercapai. Termasuk penggunaan peraga audio visual, contoh, butir penting, dan simpulan/penutup.

f.         Proses Tanya Jawab

Kemampuan menangani pertanyaan dan menjawab dengan tepat dan memuaskan.

g.        Kinerja Keseluruhan

Penyajian presentasi secara keseluruhan.

Proses evaluasi terhadap materi presentasi dan cara penyampaiannya tersebut dapat dilakukan melalui tiga cara, yaitu:

1)      Meminta umpan balik atau tanggapan dari audiens

Metode umpan balik ini dapat dilakukan dengan membuat semacam kuesioner kepada audiens. Pada saat sesi akhir presentasi, sebelum beralih ke sesi berikutnya, presenter dapat membagikan kuesioner dan meminta audiens untuk memberikan tanggapan dengan mengisi poin-poin yang tercantum didalamnya.

2)      Meminta masukan dari rekan kerja atau anggota tim

Selain audiens, presenter juga perlu meminta masukan atau tanggapan dari rekan kerja atau anggota tim lainnya. Presentasi biasanya adalah hasil kerja sebuah tim dan disampaikan mewakili suatu organisasi, institusi atau bidang kerja. Setelah menyampaikan presentasi, presenter dapat meminta saran dan tanggapan anggota tim terhadap presentasi yang telah dilakukan.

3)      Mendokumentasikan kegiatan presentasi

Selain umpan balik dan masukan dari audiens, presenter juga dapat mengevaluasi presentasinya dengan meminta tolong rekan kerja atau anggota tim untuk merekam selama presenter menyampaikan materinya.

Dari hasil rekaman video tersebut, presenter dapat memutar ulang rekaman presentasi tersebut dan mengetahui kekurangan yang ada serta permasalahan yang terjadi. Seperti halnya seorang pemain bulutangkis atau sepakbola yang merekam pertandingannya, kemudian memutar ulang pertandingan tersebut untuk mengetahui kelemahan atau kesalahannya.

Cara ini juga dapat digunakan untuk mengevaluasi apakah presentasi yang ditampilkan telah sesuai dengan yang dilakukan pada saat latihan beberapa hari sebelumnya.

Proses evaluasi setelah presentasi perlu dilakukan dengan tujuan agar presenter dapat mengetahui kekurangan-kekurangan dan memperbaikinya. Dengan cara tersebut, pada saat presentasi selanjutnya, diharapkan dapat dilakukan dengan lebih baik lagi. Sehingga dengan demikian, seorang presenter akan terus berkembang menjadi presenter yang baik.

2.3  Tindak Lanjut Presentasi

Dibawah ini  ada beberapa tindak lanjut yang dilakukan setelah presentasi sebagai berikut.

1)      Membuat catatan interaksi dalam presentasi

Setelah presentasi berakhir, pembicara perlu mmembuat catatan tentang berbagai kejadian dalam presentasi, termasuk berbagai pertanyaan yang ditanyakan, kritik dan masukan peserta, serta kelancaran proses. Catatan ini dapat digunakan ketika akan mempresentasikan topik yang sama ditempat lain atau untuk mengembangkan lebih lanjut bahan presentasi menjadi tulisan lain yang utuh.

Simpan catatan pribadi tentang presentasi yang sudah dilakukan dan gunakan sebagai masukan pada saat mempersiapkan diri  untuk presentasi selanjutnya. Dalam catatan tersebut juga dapat dicantumkan apa yang sudah dilakukan yang bermanfaat untuk kelancaran presentasi dan apa yang menghambat, serta strategi lain yang dapat membuat presentasi menjadi lebih baik.

2)      Penyebaran lanjut informasi

Gagasan yang muncul dan dibahas dalam presentasi akan sia-sia kalau hanya berakhir tanpa tindak lanjut. Sebaiknya setelah presentasi buatlah ringkasan atau rangkuman gagasan dan isu utama serta hasil diskusi, dan membuat newsletter untuk dikirimkan kepada kolega atau berbagai pihak yang relevan dan yang akan mendapat manfaat dari informasi yang disampaikan. Bahan presentasi setelah diedit dengan baik dapat juga dijadikan artikel untuk dikirimkan ke jurnal ilmiah.

3)      Penutup

Berbicara dimuka umum lebih merupakan keterampilan yang dapat dipelajari daripada bakat sejak lahir. Seseorang yang mempunyai bakat berbicara di depan publik, tetapi jarang atau tidak pernah menggunakannya akan kehilangan bakat tersebut. Sebaliknya, semakin sering dilakukan maka akan semakin terampil. Untuk menjadi presenter yang hebat, diperlukan latihan, waktu, dan kesungguhan.

BAB III

PENUTUP

3.1  Simpulan

3.1.1        Teknik-teknik Presntasi

Dalam melakukan presentasi ada beberapa faktor dan teknik yang harus mendapat perhatian.

1)      Menanggulangi rasa takut

2)      Kredibilitas presenter

3)      Memberikan penekanan kepada pokok-pokok pikiran penting

4)      Pandangan mata

5)      Gunakan Ilustrasi untuk Menjelaskan Gagasan

6)      Tanya jawab

3.1.2        Evaluasi Presentasi

Proses evaluasi terhadap materi presentasi dan cara penyampaiannya tersebut dapat dilakukan melalui tiga cara, yaitu (1) Meminta umpan balik atau tanggapan dari audiens, (2) Meminta masukan dari rekan kerja atau anggota tim, (3) Mendokumentasikan kegiatan presentasi.

3.1.3        Tindak Lanjut Presentasi

Ada beberapa tindak lanjut yang dilakukan setelah presentasi yaitu (1) Membuat catatan interaksi dalam presentasi, (2) Penyebaran lanjut informasi, (3) Penutup.

3.2    Saran

Adapun saran yang dapat penulis sampaikan yaitu sebagai seorang calon pendidik hendaknya memahami teknik-teknik menyampaikan presentasi dengan baik serta cara melakukan evaluasi presentasi agar nantinya dapat melakukan presentasi dengan baik dan menarik dalam proses pembelajaran.

DAFTAR PUSTAKA

Wardani., dkk. 2007. Teknik Penulisan Karya Ilmiah. Jakarta: Universitas Terbuka

Sulistianto, Yudhi Hendro. 2013. “Tiga Cara Mengevaluasi Presentasi”. Tersedia pada  http://www.presentasi.net/tag/evaluasi-presentasi/ (diunduh tanggal 16 Mei 2014)